Secrétaire - Réceptionniste

Responsabilités
  • Accueillir les visiteurs et les clients
  • Répondre au téléphone et filtrer les appels
  • Orienter les interlocuteurs vers la personne ou le service compétent
  • Prendre les messages et les transmettre
  • Préparer les envois postaux et pour les messagers
  • Assurer la réception et la distribution du courrier
  • Faire les commandes (repas et papeterie)
  • Gérer les machines à café (achat et entretien)
  • Gérer les salles de conférences (achat et entretien)
  • Superviser l’entretien des espaces de travail avec le fournisseur de l’entretien ménager
  • Pour le département de comptabilité :
  • Entrée de factures
  • Collaborer à la facturation.
  • Conciliation carte de crédit
  • Pour les autres départements :
  • Production d’allocation de dépenses
  • Réservation de billets d’avion et d’hôtel
  • Toutes autres tâches connexes
 
Qualifications et exigences
  • Parfaite maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit

Scolarité 
  • Diplôme technique en bureautique ou expérience connexes
Expérience
  • Posséder entre 1 et 3 ans d’expérience pertinente
Connaissances
  • Maîtriser les logiciels de bureautique (Suite Office de Microsoft, Acomba un atout)
Compétences clés – De base
  • Dynamisme
  • Aptitudes relationnelles
  • Ponctualité
  • Organisation
  • Rigueur
  • Soucis de la satisfaction de la clientèle interne
  • Esprit et travail en équipe
  • Facilité d’expression
  • Minutie
  • Polyvalence
  • Bien travailler sous pression
  • Bon jugement
  • Discrétion
  • Diplomatie

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